8 de Marzo, 2009

Organizando las tareas

Hace tiempo, cuando aún estaba en Bilbao, estuve ojeando el tema ese de Getting Things Done, pero en aquel momento concluí que no me resultaba nada útil.

No es porque el método no fuera válido, sino porque no tenía cosas que debía hacer, así que no necesitaba ninguna metodología. Está claro que siempre tenemos cosas que hay que hacer, ya sean tareas de la casa, limpiar el coche, programar un rato en el proyecto de turno, etc; pero no son tareas en las que haya conseguido nada con la idea de GTD. Es en el trabajo donde la cosa cambia.

Desde que me vine a Valencia me ha sido muy útil un sistema que empecé a poner en marcha en los últimos meses de mi estancia en Bilbao, porque ya entraban en escena tareas que tendría que gestionar en mi nuevo puesto.

¿Qué es eso de GTD? Se trata de un método para gestión del tiempo propuesto por un tal David Allen (que escribió un libro al respecto). Básicamente trata de ayudarte a efectivamente realizar tareas, en lugar de estar pendiente de qué tienes que hacer.

En mi caso no aplico el método ni mucho menos, pero digamos que sí llevo aproximadamente mi propia implementación con Evolution, aunque nos servirá cualquier programa que nos permita poner etiquetas a los mensajes y definir carpetas en base a búsquedas.

Flujo de trabajo

Mi forma de trabajar es sencilla: tengo dos carpetas de búsqueda, que indexan automáticamente los correos marcados como Importantes y Tareas Pendientes.

Carpetas de búsqueda
Mis carpetas de búsqueda

Se podría trabajar igual moviendo mensajes entre carpetas, pero con las etiquetas tengo cada mensaje almacenado en el lugar que le corresponde, y además puedo acceder a él desde la carpeta de búsqueda.

A lo largo del día, y siempre que busco algo que hacer (es decir, que no estoy ocupado realizando una tarea), reviso la carpeta de Tareas Pendientes en orden cronológico inverso a su recepción, selecciono una tarea, y me pongo a trabajar. Fácil :D.

Elijo el orden cronológico inverso porque, por experiencia, las tareas más viejas son las que requieren o más tiempo o son menos urgentes, porque en caso contrario las habría realizado y no estarían en la lista ;).

Cuando finalizamos una tarea, solo tenemos que quitar la etiqueta Tareas Pendientes, y desaparecerá de la carpeta de búsqueda.

Así que, a lo largo de mi jornada laboral, reviso n veces mi lista de Tareas Pendientes, y voy haciéndola cada vez más corta en la medida de lo posible, porque... lamentablemente siempre llegan nuevas tareas.

Nuevas tareas

Mis tareas siempre se originan con un correo electrónico, ya sea directo o como consecuencia de un ticket de TRAC (la aplicación de gestión de incidencias que utilizamos). Si parten de otra fuente, como una llamada telefónica, intento que me envíen un mensaje con la tarea o simplemente me mando yo mismo un correo ;).

Clasificando
Lo haré luego

Es importante que el correo no nos interrumpa cuando estamos trabajando ya en una tarea, así que si recibimos muchos mensajes, es buena idea hacer que Evolution compruebe si ha mensajes nuevos en intervalos amplios (por ejemplo 30 minutos), aunque sin pasarnos de tiempo, ya que no suele ser buena idea no enterarnos a tiempo de algo que es urgente (aunque para eso suele estar el teléfono, ¿verdad?).

Una vez tenemos un mensaje nuevo en el buzón de entrada, seguimos los siguientes pasos:

  • Si es necesario clasificarlo a una carpeta concreta, lo clasificamos. Suelo llevar las incidencias por un lado, los avisos de seguridad por otro, los proyectos grandes por otro, etc. En mi cuenta de correo hay algo más de 8000 mensajes, y sin algo de orden es un lío.
  • Si es una tarea y nos lleva realizarla menos de 5 minutos y podemos interrumpir lo que estamos haciendo, nos ponemos con ese correo.
  • Si no podemos hacernos cargo de la tarea, le ponemos la etiqueta Tareas Pendientes y seguimos con lo que estábamos haciendo.
  • Opcionalmente podemos marcar el mensaje como Importante, para que sea más fácil acceder a él en el futuro.

No hay mucho más en mi método :).

Conclusiones y limitaciones

Este sistema me permite gestionar mis tareas de una forma bastante eficiente, llevando muchas cosas a la vez, y sin riesgo de que nada se quede sin hacer.

No es perfecto, y durante un tiempo levaba una tercera carpeta de búsqueda con tareas que dependían de que terceros hicieran algo para poder continuar con mi trabajo, pero al final me di cuenta que no era necesaria.

Ahora mismo este sistema solo tiene tres defectos, con los que tengo que llevar cuidado:

  • Si un correo no se etiqueta correctamente en el buzón de entrada, es como si hubiera ido a parar a un agujero negro: esa tarea nunca la realizaré. Es muy fácil acostumbrarse a no recordar lo que tienes que hacer y confiar en tu carpeta de búsqueda, así que hay que cuidar despistes en el procesado de los mensajes que nos llegan (¡para evitar disgustos! :D).
  • No es eficiente para las tareas que deben realizarse antes de/en una fecha concreta. Funciona, pero una cosa que hay que hacer un día concreto no es necesario revisarla cada vez que consultamos la lista de tareas pendientes.
  • Aunque las tareas que me llegan por correo suelen ser bastante atómicas, hay tareas más complejas que llevan a un mensaje a permanecer durante mucho tiempo en nuestra lista de Tareas Pendientes, y no hay una forma de hacer seguimiento de qué partes vamos terminando. Sería interesante poder descomponer las tareas complejas en tareas simples.

La verdad es que estoy contento, llevo más de un año con este sistema, y funciona :).

Anotación por Juan J. Martínez, clasificada en: evolution, gtd.

Hay 2 comentarios

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Llevo un tiempo dándole vueltas al tema del GTD y, finalmente, me has convencido con el post. Me parece que puedo mejorar mucho mi metodología de trabajo.

saludos,
n1mh

PD eso sí, de thunderbird no me apeo :D

por n1mh, en 2009-03-11 09:36:34

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No te creas que el GTD sirve sólo para temas profesional, te puede ayudar mucho en el ámbito personal, para realizar y procesar las tareas, yo no he podido separar el apartado personal y profesional, por que cuando tengo un teléfono a mano miro mi lista de llamadas, cuando estoy conectado a internet, repaso lo que tengo que hacer en internet, ya sea en casa en pijama o con corbata (aaarrrggghhhh) en el trabajo. En cualquier caso me siento totalmente productivo.

por Bergonzini, en 2009-03-11 23:31:55

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